Tietosuojaseloste
1. REKISTERINPITÄJÄ
Kymenlaakson virkistysalueyhdistys ry myöhemmin KyVi ry
Osoite: Vartiotie 4. Kouvola 45100
Rekisterin nimi: Kyvi ry asiakasrekisteri ja jäsenrekisteri (myöhemmin rekisteri)
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa hoitaa Jukka Kinnunen
Osoite: Vartiotie 4. Kouvola 45100
Sähköposti: jukka.kinnunen@kyvi.fi
2. REKISTERÖIDYT
Kyvi ry rekistereissä rekisteröityjä ovat
Jäsenet
Asiakkaat, yksityiset ja yritykset
3. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
asiakastiedotus
yhdistyksen palveluista kertominen
rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
jäsenille tiedottaminen
4. REKISTERIIN TALLENNETTAVAT HENKILÖTIEDOT
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
yrityksen/asiakkaan nimi
yhteyshenkilön nimi
osoite
sähköposti
puhelinnumero
majoitussäännöstön mukaiset henkilötiedot majoituksen yhteydessä edellisten lisäksi Hetu- tunnus
Asiakastiedot
tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
käyttäjältä itseltään verkkopalvelssa olevan lomakedatan kautta saatu tieto
Evästeiden käyttö
Kyvi ry verkkopalvelussa (www.kyvi.fi käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Evästeitä käytetään esimerkiksi Internet-sivuston käyttäjäliikenteen tilastointiin tai käyttäjäkohtaisten asetusten tallennukseen. Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella KyVi ry voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen, mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole 1.1.2021 käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia KyVi ry verkkosivuston palveluita voi käyttää.
Google Analytics
Sivustomme käyttää Google Analyticsia, jonka avulla kootaan tilastollista analytiikkaa verkkosivuvierailuista. Tätä kautta ei kerätä yksilöitävää tietoa käyttäjistä.
5. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen
Jukka.Kinnunen@kyvi.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:palvelutilanteessa ja ostotapahtuman yhteydessä
asiakassuhteen syntyessä
markkinointitapahtuman yhteydessä
asiakkaalta itseltään verkkovarausten yhteydessä saatuna
asiakkaalta itseltään sosiaalisen median kautta
asiakkaalta itseltään verkkopalvelussa olevan lomakedatan kautta.
asiakkaan hyväksymällä Cookies palveluiden avulla
7. TIETOJEN TALLENTAMINEN JA SÄILYTYS
Asiakastietoja tallennetaan seuraavasti:
Visma Fivaldi laskutettavat asiakkaat = Rekisterin pitäjä Visma Oy
Kirjanpitäjä Dextella Oy
Mobile Pay kautta tulleet maksut = MobilePay tiedosto
Verkkopankin kautta tulleet maksut = Pankkien tiedosto
Google yhteystiedot tarvittavin osin KyVi ry toimintaa varten = Google pilvipalvelu
8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa, kun tietojen luovuttaminen on edellytys kohdan 3. tilanteiden käsittelyn yhteydessä.
Tietoja voidaan siirtää henkilötietolain sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin KyVi ry:n ulkopuolelle.
9. KÄSITTELYN KESTO
Tieoja säilytetään niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Jäsenrekisteristä tieto poistuu jäsenyyden lakattua.
10. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT
Asiakkaan yhteystietoja käsittelevät KyVi ry toiminnanjohtaja ja kirjanpitäjä, sekä asiakassuhteen hoidosta ja markkinoinnista vastaavat henkilöt.
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
11. TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.